وقتی تردد، مرخصی و کارکرد مستقیماً به محاسبه حقوق متصل باشند، یک منبع داده واحد برای محاسبات ماهانه شکل میگیرد.
از تردد تا فیش؛ یک زنجیره داده
ثبت ورود و خروج فقط نقطه شروع است. داده تردد باید به کارکرد، مرخصی و اضافهکاری تبدیل شود و سپس در محاسبه حقوق مورد استفاده قرار گیرد.
اگر هر مرحله در نرمافزار جداگانه باشد، احتمال مغایرت و ورود دوباره اطلاعات افزایش پیدا میکند. به همین دلیل یکپارچگی حضور و غیاب و حقوق و دستمزد یکی از موضوعات اصلی راهکارهای HRM است.
یکپارچگی فقط انتقال فایل نیست
راهکار حرفهای باید مشخص کند کدام داده از کجا میآید، چه کسی آن را تأیید میکند و در چه مرحلهای وارد محاسبات میشود. این موضوع برای اصلاح تردد، تأیید اضافهکاری، مرخصی و مأموریت اهمیت زیادی دارد.
در راهبرد ایدهآل میتوان این فرآیند را در کنار BPMS و اتوماسیون نیز توسعه داد تا درخواستهای کارکنان و تأییدهای مدیران در مسیر مشخص قرار بگیرند.
از داده تردد تا کارکرد قابل محاسبه
ارزش اصلی یکپارچگی حضور و غیاب با حقوق و دستمزد این است که داده خام ورود و خروج به کارکرد قابل استفاده برای محاسبات تبدیل شود. تأخیر، تعجیل، غیبت، اضافهکاری، مرخصی و مأموریت باید در یک چرخه منسجم بررسی شوند.
راهکارهای حرفهای بازار نیز بر ارتباط میان دستگاه یا روش ثبت تردد، قوانین کارکرد و محاسبات حقوق تأکید دارند؛ بنابراین صرفاً دریافت فایل تردد، پایان فرآیند نیست و کنترل مغایرتها و تأیید کارکرد اهمیت دارد.
کنترل مغایرت قبل از محاسبه حقوق
پیش از نهایی شدن حقوق، مدیر منابع انسانی باید بتواند مواردی مانند تردد ناقص، اضافهکاری بدون تأیید، مرخصی ثبتنشده یا اختلاف میان برنامه شیفت و حضور واقعی را مشاهده کند.
این مرحله باعث میشود اصلاح خطا قبل از صدور فیش انجام شود و وابستگی سازمان به فایلهای اکسل و اصلاحات دستی کاهش پیدا کند.